Documentatie is overbodig 

28 februari 2024

Documentatie is overbodig Documentatie is overbodig 

De vraag naar volledige en actuele documentatie in de IT-wereld is een bekend geluid, maar de effectiviteit van traditionele documentatie wordt vaak betwijfeld. In deze blog onderzoeken we de rol van documentatie in een bredere context, waarbij we niet alleen kijken naar de behoefte aan informatie, maar ook naar de evoluerende technologieën en de cruciale rol van kennisbehoud en kennisontwikkeling. De term ‘documentatie’ wordt hierbij heroverwogen, niet als een doel op zich, maar als een middel om kennis en vaardigheden te bevorderen. 

Technologische ontwikkelingen hebben de manier waarop we informatie vastleggen en delen aanzienlijk veranderd. Vanuit dit perspectief onderzoeken we de noodzaak van geavanceerde en efficiëntere benaderingen voor het vastleggen van informatie. Hierbij staat de verschuiving van losstaande documenten naar geïntegreerde, digitale kennisbanken centraal. De evolutie moet niet alleen de technologische aspecten omvatten, maar ook de menselijke factor in overweging nemen: informatie moet aantrekkelijk en leuk zijn, snel toegankelijk en effectief overgebracht worden. 

Creëren van Inzicht en Overzicht 

Traditionele handleidingen en documentatie hebben vaak te kampen met tijdrovende creatie en onderhoud, waardoor er behoefte is aan een integrale aanpak. Losstaande onderdelen als Enterprise Architectuur, Document Management, Configuration Management en Knowledge Management kunnen samenwerken om inzicht en overzicht te creëren. Elk van deze elementen draagt bij aan het begrip van de organisatie, haar processen, IT-middelen en meer. Een integrale benadering is essentieel om de versnippering tegen te gaan en een eenduidige visie op de organisatie te bevorderen. 

Nut en Noodzaak van Structuur en Documentatie  

Complexiteit is de drijvende kracht achter de vraag naar structuur en documentatie in IT-omgevingen. Alhoewel er ontwikkelingen zijn waarbij de structuur van ondergeschikt belang is, lijken de meeste organisaties deze structuur nog wel nodig te hebben. Een goed voorbeeld hiervan is het zoeken van bestanden. Moderne platformen maken het mogelijk om los van een structuur (zoals bijvoorbeeld mappen) bestanden te zoeken en te openen. Documentatie geeft een organisatie en haar medewerkers toegang tot kennis en informatie op specifieke onderdelen. Dit kan informatie over een specifieke applicatie zijn maar ook kennis behorende bij een specifiek bedrijfsproces. Documentatie kent veel verschijningsvormen en diverse doelgroepen. Van belang is het verkennen van de diversiteit in doelgroepen binnen een organisatie en hoe documentatie aan de specifieke behoeften van verschillende gebruikers moet voldoen. 

Offline is Out 

Met de snelheid van veranderingen in de hedendaagse wereld is offline documentatie niet langer relevant. Het concept van ‘self-documentation’ wordt geïntroduceerd als een noodzakelijke verschuiving waarbij informatie altijd gekoppeld is aan het onderwerp, direct beschikbaar is en geautomatiseerd wordt bijgewerkt. Hoewel er uitdagingen zijn, lijkt deze benadering de toekomst van documentatie te bepalen. 

De Fusie van Architectuur, Configuratie en Documentatie 

Afrondend moet gezegd worden dat er een samensmelting noodzakelijk is van architectuur, configuratie en documentatie die een nieuwe dimensie toevoegt aan kennis- en informatieverstrekking. Deze geïntegreerde aanpak, die verder gaat dan traditionele Enterprise Content Management (ECM) systemen, richt zich op een automatisch bijgewerkte informatieomgeving die proactief reageert op veranderingen. Het streven is naar een contextgevoelige omgeving die informatie op maat aanbiedt aan specifieke doelgroepen, ondersteund door diverse media en een continue documentatie tijdens het productieproces. 

Conclusie 

In deze blog hebben we kort stilgestaan bij de traditionele benaderingen van documentatie in de IT-wereld en vooruit gekeken naar een geïntegreerd kennis-ecosysteem. De fusie van architectuur, configuratie en documentatie belooft niet alleen een optimalere uitvoering van bedrijfsprocessen maar ook digitaal vaardige en zelfredzame medewerkers. Het is een oproep tot een paradigmaverschuiving in de wijze waarop organisaties omgaan met kennis en informatie. 

Dr. J.P. (Jacco) Schonewille MITM
Jacco Schonewille is oprichter en eigenaar van CLMBS

LinkedIn