Geen aparte IT kosten of budgetten
Introductie
In de zakenwereld is het inzichtelijk maken van IT-kosten en het opstellen van IT-budgetten altijd een uitdagende taak geweest. Ondanks de hiërarchische plaatsing van IT-afdelingen onder financiële directeuren, bleef de bewaking van deze kosten vaak ontoereikend. De complexiteit van technologie-investeringen, zoals het beoordelen van de noodzaak van een Storage Area Network (SAN), maakte financiële besluitvorming voor CFO’s en Financials een lastige opgave. In dit artikel onderzoeken we waarom traditionele benaderingen van IT-budgettering tekortschieten en hoe organisaties een onderscheid kunnen maken tussen het onderhouden van bestaande IT-systemen en het vernieuwen ervan.
De huidige praktijk en problematiek
Veel organisaties baseren hun IT-budget op historische gegevens, een aanpak die goed werkt bij stabiliteit maar faalt bij ingrijpende veranderingen, zoals de recente verschuiving naar thuiswerken door de coronacrisis. IT-verantwoordelijken staan voor de uitdaging om de ‘hoe’ en ‘waarom’ van IT-kosten uit te leggen en deze goedgekeurd te krijgen binnen het jaarbudget. Het ontstaan van financiële tegenvallers en onverwachte gebruikerswensen creëert een spagaat. Ik pleit voor een fundamenteel andere benadering waarbij business-verantwoordelijken betrokken worden bij de afweging en keuze van IT-uitgaven. De veronderstelling dat minder uitgeven aan IT beter is en dat kosten gerelateerd aan IT in isolement bekeken kunnen worden, klopt niet. Investeren in IT betekent juist dat een organisatie kosten kan besparen of de omzet verhogen.
IT kosten berekenen
Een cruciale stap om grip te krijgen op IT-kosten is het hanteren van de Total Cost of Ownership (TCO)-methode. Deze benadering houdt rekening met alle kosten gedurende de levenscyclus van een IT-onderdeel, inclusief interne en externe factoren. Hierbij benadrukt ik het belang van het onderscheid tussen lopende kosten en eenmalige investeringen. Een heldere structuur, zoals het TCO-model, biedt inzicht in de kosten gerelateerd aan werkplekken, applicaties en investeringen.
De Noodzaak van IT Investeringen
Ondanks de uitdagingen die gepaard gaan met IT-kosten, groeien wereldwijde IT-uitgaven gestaag. Investeren in IT is niet langer een keuze, maar een noodzaak voor het voortbestaan van een onderneming. De digitale transformatie plaatst IT in het perspectief van bedrijfscontinuïteit, waarbij het belang ervan verschuift van groei naar overleving. Kort gezegd: investeren in IT is de toekomst van je bedrijf zekerstellen.
IT Rendement Beoordelen
Om IT-kosten effectief te beheren, is het cruciaal om te kijken naar het rendement op IT-investeringen (ROI). Wat betreft de kosten is het P*Q-model (price/quantity) het meest eenvoudig te doorgronden, waarbij het belang van transparantie bij het toewijzen van IT-kosten moet worden benadrukt. Een integrale beoordeling van kosten en opbrengsten stelt organisaties in staat om weloverwogen beslissingen te nemen.
Van Geïsoleerde Kosten naar Integrale Beoordeling
Als organisaties de stap hebben gemaakt naar IT rendement beoordeling en daarmee niet langer geïsoleerd naar IT kosten kijken, kan de laatste stap worden gezet. In deze laatste stap verdwijnt het begrip IT kosten als een op zichzelf staande grootheid. Vanzelfsprekend zijn er wel kosten verbonden aan de aankoop en inzet van IT, deze zijn echter zo verweven met de bedrijfsvoering en zo afhankelijk van de toepassing dat het apart zetten geen enkel doel dient. Kosten verbonden aan werkplekken, applicaties en investeringen worden niet langer als afzonderlijke entiteiten beschouwd, maar als onlosmakelijk verbonden met de bedrijfsvoering. Deze benadering voorkomt discussies over wel of niet investeren in IT en integreert IT-kosten als vaste bedrijfskosten.
Conclusie
Voor CFO’s en Financials is het cruciaal om IT-kosten op een transparante en effectieve manier te beheren. In deze blog benadruk ik de noodzaak van een verschuiving van traditionele budgetteringsmethoden naar een meer integrale benadering, waarbij IT-investeringen als een essentieel onderdeel van bedrijfscontinuïteit worden beschouwd. Door het onderscheid tussen lopende kosten en eenmalige investeringen helder te maken, kunnen organisaties grip krijgen op IT-uitgaven en een solide basis leggen voor weloverwogen besluitvorming.
Robert Visscher
Strategisch Adviseur Bedrijfsvoering & Digitalisering bij CLMBS
